Aufgaben zusammen fassen – Zeit sparen mit Batching

Hast du schon mal von „Mealprep“ gehört?

Das ist die neudeutsche Beschreibung fürs Vorkochen bzw. Mahlzeiten vorbereiten. Dabei geht es dann darum, an festen Tagen alles vorzubereiten, was sich hält bis es gebraucht wird. Zum Beispiel Gemüse schneiden, Soßen zubereiten, Fleisch marinieren oder garen usw. Es kann auch heißen, ganze Mahlzeiten vorzukochen und einzufrieren.

In jedem Fall geht es bei Mealprep darum, mehrere gleichartige Aufgaben auf einmal zu erledigen und damit Zeit zu sparen.

Fließband-Arbeit

Es erinnert ein bisschen an Fließbandarbeit: Anstatt von Aufgabe A zu Aufgabe B zu Aufgabe C und wieder zurück zu Aufgabe A zu wechseln, machst du alle A-Aufgaben direkt hintereinander weg.

In vielen Bereichen im Alltag tust du das sowieso: Einkaufen zum Beispiel. In der Regel gehst du nicht für jeden Teil einzeln los. Stattdessen sammelst du – gedanklich oder auf einer Liste – alles was du brauchst und kaufst es auf einmal ein.

Zeit sparen mit Batching

Das nennt man auf Neudeutsch dann „Batching“.

Ein Batch ist eine Charge oder ein Stapel, aber Chargen- oder Stapelbildung klingt irgendwie nicht so passend. Deswegen bleibe ich bei Batching.

Batching passiert zum Beispiel beim Wäsche waschen. Sofern du etwas nicht gezielt einzeln waschen willst, machst du die Maschine dann an, wenn der Wäschekorb voll genug ist oder dein Waschtag gekommen ist.

Warum ist Batching aber vorteilhaft?

Dafür gibt es mehrere Gründe:

Vorteil 1 - Zeit sparen

Jede neue Aufgabe erfordert Vorbereitungszeit: Das Material zusammen suchen, sich die Abläufe nochmal ins Gedächtnis rufen, eventuell wo hin gehen oder fahren. Wenn du gleichartige Aufgaben in einem Rutsch erledigst, musst du diese Vorbereitungen nur einmal machen. So kannst du Zeit sparen mit Batching.

Vorteil 2 - Effektiver arbeiten

Indem du dich für eine Zeit auf eine bestimmte Aufgabe konzentrierst, erledigst du sie besser und schneller.

Denn Multitasking ist ein Mythos, der anstrengend und wenig effektiv ist. Wenn du mit einer Aufgabe los legst, bist du erst nach einer Weile so richtig im Flow. Jetzt zu unterbrechen bedeutet, die Konzentration und den Flow zu verlieren. Beim Batching bleibst du länger bei einer Aufgabe und verhinderst das.

Vorteil 3 - Stressige Situationen vermeiden

Außerdem ist mit Batching oft auch Vorarbeiten gemeint (siehe Mealprep). Du erledigst eine Art von Aufgaben gesammelt dann, wenn es für dich am besten passt. Zum Beispiel indem du sonntags das Essen für die nächsten Tage vorbereitest weil du dann mehr Zeit hast, als in der Hektik des Vorabends.

Du siehst, welche Vorteile es haben kann, Aufgaben zusammenzufassen.

Batching ist nicht immer die Lösung

Das heißt aber nicht, dass Batching immer die richtige Lösung ist.

Manche Aufgaben lassen sich einfach nicht Batchen.

Einmal in der Woche besonders lang die Zähne zu putzen und dafür an den anderen Tagen überhaupt nicht, macht zum Beispiel keinen Sinn. Ebenso wenig wie Lebensmittel vorzubereiten, die verdorben sind, wenn du die verbrauchen willst.

Genauso wenig hilfreich ist es, so lange mit einer Aufgabe zu warten, bis die Ausführung so lange dauert oder so anstrengend wird, dass du es nicht in einem Rutsch schaffst.

Die Wäsche so lange liegen zu lassen, bis die Maschine 24 Stunden im Dauereinsatz wäre ist so ein Fall. Nicht nur, dass du dich nicht rund um die Uhr um die Wäsche kümmern kannst, gleichzeitig kämen noch andere Probleme auf dich zu: Zu wenig Platz auf der Wäscheleine, schon vorher keine sauberen T-Shirts mehr oder Rückenschmerzen vom Schleppen zum Beispiel.

Wie viel soll ich batchen?

In solchen Fällen sind kleinere Batches besser. Sie orientieren sich daran, was du leisten kannst, wie viel Zeit du hast und wie viel Raum zur Verfügung steht.

Du musst es aber natürlich auch machen. Auch wenn Batching vieles vereinfachen kann, von alleine wird nicht sauber nur weil auf deinem Plan heute „überall Fliesen wischen“ steht.

Das ist im echten Leben oft der Knackpunkt: Vor allem Aufgaben, die du nicht so gerne machst weil sie mühsam, langweilig oder anstrengend sind schiebt man gerne vor sich her, bis es viel zu viel oder so richtig dringend geworden ist. Auch in dem Fall kann es helfen, bewusst kleinere Batches festzulegen. Das kann heißen, die Papiere wegzusortieren wenn der Stehsammler voll ist oder am Ende jedes Monats. Das ist effektiver als mit jedem Blatt einzeln ins Büro zu laufen und den Ordner aus dem Regal zu holen. Gleichzeitig ist der Papierstapel nicht so groß, dass du beim Anblick Panik bekommst.

Meine Batches

Ich habe mal darüber nachgedacht, wie es bei mir aussieht.

Bei der Arbeit habe ich die Benachrichtigungen für Email abgeschaltet und kümmere mich ein- oder zweimal am Tag um alles, was bis dahin angekommen ist. Meine Buchhaltung mache ich einmal pro Quartal, bei der Menge meiner Belege reicht das aus.

Und Blogbeiträge schreibe ich am liebsten zwei oder drei am Stück. Es dauert nämlich eine Zeit, bis ich in den Schreibfluss komme, wenn es zu viel wird, mache ich aber nur noch Tippfehler.

Zuhause putze ich die Fenster „lieber“ in ganz kleinen Abschnitten. Wir haben 17 große Sprossenfenster (und ein paar kleine) und wenn ich mehr als drei Fenster in einem Rutsch mache, kriege ich richtig schlechte Laune.

Das tägliche Aufräumen mache ich in zwei Batches: Am späten Nachmittag wenn die Kinder zu Hause angekommen sind und ihr Chaos verbreitet haben räume ich Wohn- und Essbereich und Küche in einem Rutsch auf. Nach dem Abendessen ist dann nochmal die Küche dran.

Und die Wäsche? Unser Wäscheständer steht etwas abseits auf einem Treppenabsatz. Ich behaupte einfach mal, dass ich mit Absicht die trockene Wäsche daneben lege, wenn neue nasse Wäsche kommt damit ich dann am Sonntag auf einmal den großen Berg falte und wegräume.

Ob es als Batching zählt, wenn ich mit etwas so lange warte, bis es mich genug nervt? Ich weiß es nicht.

Aber so ist das echte Leben.